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E-rate Resource Center

Erste Schritte

Erste Schritte

Klären Sie zunächst, wie viele E-rate-Fördergelder Ihre Schule beziehen kann. Dazu müssen Sie drei Fragen beantworten:

  1. Wie hoch ist die Schülerzahl in meinem Bezirk/meiner Schule?
  2. Wie viel Prozent der Schüler sind für NSLP (National Students Lunch Program, Förderung für Mittagsverpflegung) berechtigt?
  3. Was ist meine Klassifizierung für städtische/ländliche Schulen?

Geben Sie als nächstes die Antworten auf die Fragen 1-3 in der E-rate-Onlineberechnung von Xirrus ein, um Ihr E-rate-Budget zu bestimmen: https://www.xirrus.com/e-rate/calculate-funds/.

Beachten Sie, dass E-rate Ihnen zwei Zahlungsmöglichkeiten bietet: 1) WLAN als Einmalkauf, wobei Sie die Geräte besitzen und betreiben, und 2) WLAN als Service, wobei die Geräte von einem Serviceprovider verwaltet werden. Sie müssen eine der beiden Optionen bei der E-rate-Berechnung auswählen.

Bestimmen Sie als nächstes den Umfang Ihres Projekts:

  • Bestimmen Sie, wie sich die technologischen Anforderungen Ihrer Schule entwickeln werden.
  • Hilfe hierzu erhalten Sie von einem Xirrus Fachberater für E-rate unter: erate@xirrus.com

Vergewissern Sie sich zuletzt, dass Sie über ein Konto im E-rate Productivity Center (EPC) verfügen:

  • EPC (auch „Epic“ genannt) ist ein Onlineportal zur Verwaltung von E-rate-Anträgen und zum Einreichen von Fragen. Wenn Sie noch nicht über ein Konto verfügen, wenden Sie sich an das Client Service Bureau der USAC unter +44 888 203 8100 (Großbritannien). Für den Zugang benötigen Sie Ihre Billed Entity Number (Abrechnungsnummer Ihrer Organisation, BEN). Haben Sie keine solche Nummer, ist Ihnen das Client Service Bureau auch dabei behilflich. Näheres zu EPC erfahren Sie unter: http://www.usac.org/sl/tools/e-rate-productivity-center/default.aspx
  • Fügen Sie die EPC-Anmeldeseite zu Ihren Lesezeichen hinzu: https://portal.usac.org.
Angebote einholen

Angebote einholen

Um bei der USAC einen E-rate-Antrag zu stellen, füllen Sie zunächst Formular 470 aus. Dadurch erfahren Anbieter von Ihrem E-rate-Antrag und können so Angebote einreichen. Sie können dem Formular 470 eine Angebotsanfrage beifügen, die nähere Informationen zu Ihren Anforderungen enthält.

Ressourcen:

Empfehlungen:

  • Halten Sie sich genau an die Anweisungen zum Ausfüllen des Formulars, sodass keine Verzögerungen bei der Bearbeitung entstehen
  • Im Abschnitt 10 des Formulars 470 müssen die Informationen zu Geräten und Diensten aus Schritt 1 angegeben werden.
  • Fügen Sie dem Formular 470 gegebenenfalls einen Angebotsantrag bei
  • Räumen Sie während der 28 Tage genug Zeit für etwaige Begehungen und Rücksprachen, Angebotsprüfung und -bewertung ein
Serviceprovider und Nachlässe auswählen

Serviceprovider auswählen

Nach dem Ausfüllen des Formulars 470 haben Anbieter 28 Tage lang Zeit, um ein Angebot einzureichen. Daraufhin prüfen Sie die Angebote, wählen einen Anbieter aus und unterzeichnen die entsprechenden Verträge. Rechnen Sie mit mehreren Angeboten, die Sie mit einem Bewertungsschema evaluieren können (siehe folgenden Link für Beispiel).

Ressourcen:

Empfehlungen:

  • Räumen Sie während der 28 Tage genug Zeit für etwaige Begehungen und Rücksprachen, Angebotsprüfung und -bewertung ein

Nachlässe

Reichen Sie zu Beginn des E-rate-Antragszeitraums (üblicherweise Januar des Förderjahres) Formular 471 ein, mit dem E-rate-Nachlässe zu den Angeboten beantragt werden und bekannt gegeben wird, wer den Zuschlag erhält. Der Antragszeitraum beträgt üblicherweise ca. 3 Monate bis Ende März oder April.

Ressourcen:

Empfehlungen:

  • Halten Sie sich genau an die Anweisungen zum Ausfüllen des Formulars, sodass keine Verzögerungen bei der Bearbeitung entstehen
Antragsprüfung

Antragsprüfung

In diesem Schritt werden 471-Anträge von der USAC im Rahmen der Program Integrity Assurance (Programmüberprüfung, PIA) geprüft. Der Antrag wird auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft und es kommt möglicherweise zu Rückfragen, die Sie innerhalb von 15 Tagen beantworten müssen. Zum Ende des PIA-Vorgangs wird ein Funding Commitment Decision Letter (Entscheid der Förderkommission, FCDL) zur Bekanntgabe der von USAC getroffenen Entscheidung an alle Parteien verschickt.

Ressourcen:

Empfehlungen:

  • Sie haben 15 Tage, um auf Rückfragen zu antworten, können jedoch eine einwöchige Verlängerung beantragen. Ziehen Sie diese Option in Erwägung, wenn Sie mehr Zeit benötigen.
  • Halten Sie sich in diesem Zeitraum für Rückfragen bereit
  • Kommunizieren Sie per E-Mail, sodass alle Abläufe nachvollziehbar sind
Servicebeginn und Rechnungsstellung

Beginn der Dienstleistung

Füllen Sie Formular 486 aus, um mit dem Bezug der Fördergelder und Ihrem Projekt zu beginnen. Nach Eingang des Formulars erhalten alle Parteien eine Benachrichtigung.

Ressourcen:

Empfehlungen:

  • Eventuell können Sie Formular 486 schon früher ausfüllen. Viele Schulen beginnen damit gleich nach Erhalt des FCDL, da das Formular genehmigt werden muss, bevor eine Zahlung erfolgen kann.

Rechnungsstellung

Nach Genehmigung des Formulars 486 können Sie oder Ihr Leistungserbringer damit beginnen, Fördergelder in Rechnung zu stellen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Formular 472 BEAR (Billed Entity Application Reimbursement, Antrag für Kostenerstattung): Die Schule übernimmt die Kosten selbst, mit anschließender Erstattung durch die USAC
    • In diesem Fall kann das Projekt bereits am 1. April beginnen
  • Formular 474 SPI (Service Provider Invoice, Rechnung des Serviceproviders): Der Anbieter berechnet die Kosten der Schule und USAC
    • In diesem Fall kann das Projekt nicht vor dem 1. Juli beginnen

Ressourcen:

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