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Centre de ressources E-rate

Lancez-vous

Lancez-vous

Commencez par déterminer le niveau de financement E-rate dont votre école peut bénéficier. Vous devrez répondre à 3 questions :

  1. Combien d'étudiants, au total, sont inscrits dans mon district ou mon école ?
  2. Quel pourcentage d'étudiants sont éligibles pour bénéficier du programme national de déjeuners pour étudiants (NSLP, National Students Lunch Program) ?
  3. Mon établissement est-il classé urbain ou rural ?

Ensuite, insérez vos réponses aux questions 1 à 3 ci-dessus dans le calculateur Xirrus E-rate en ligne pour déterminer votre budget E-rate : https://www.xirrus.com/e-rate/calculate-funds/.

Notez que le programme E-rate offre deux options de paiement pour sa technologie : 1) le Wi-Fi en tant qu'achat, où vous possédez et faites fonctionner l'équipement ; ou 2) le Wi-Fi en tant que service, où c'est un fournisseur de services qui gère l'équipement. Vous devrez choisir l'une de ces deux options dans le calculateur E-rate.

Ensuite, déterminez la portée de votre projet :

  • Évaluez les besoins technologiques de votre école pour l'année qui vient, et celles qui suivent.
  • Si vous avez besoin d'aide dans ce domaine, vous pouvez contacter un spécialiste de Xirrus E-rate à l'adresse erate@xirrus.com.

Enfin, assurez-vous de disposer d'un compte dans le Centre de productivité E-rate :

  • Le Centre de productivité E-rate (aussi connu sous le pseudonyme « Epic ») est un portail en ligne utilisé pour gérer le processus de candidature pour E-rate dans sa globalité, ainsi que pour soumettre des questions. Si vous ne disposez pas encore de compte, contactez le Bureau du service à la clientèle de l'USAC au 888-203-8100. Vous aurez besoin de votre numéro d'entité facturée (Billed Entity Number, BEN) pour vous inscrire et accéder au Centre. Le Bureau du service à la clientèle peut aussi vous aider si vous n'en avez pas. Pour obtenir plus d'informations sur le Centre de productivité E-rate, cliquez sur http://www.usac.org/sl/tools/e-rate-productivity-center/default.aspx
  • Ajoutez la page de connexion au Centre de productivité E-rate à vos favoris : https://portal.usac.org.
Enchères concurrentielles

Enchères concurrentielles

Pour initier le processus de candidature E-rate avec l'USAC, commencez par remplir le formulaire 470. Cela permet aux fournisseurs de savoir que vous posez votre candidature pour bénéficier du programme E-rate, et leur donne la possibilité de placer des enchères concurrentielles. Vous pouvez choisir d'inclure un appel d'offres au formulaire 470, avec plus de détails sur vos exigences.

Ressources :

  • Introduisez le formulaire 470 via le portail du Centre de productivité E-rate (https://portal.usac.org). Depuis l'année de financement 2016 (qui a commencé le 1er juillet 2015), vous devez introduire le formulaire 470 par le biais du portail du Centre de productivité E-rate. Les candidatures papier ne sont plus acceptées.
  • Pour obtenir plus d'informations sur cette étape, cliquez sur http://www.usac.org/sl/applicants/step02/default.aspx.

Recommandations :

  • Afin d'éviter tout délai de procédure, suivez attentivement les instructions pour vous assurer que votre formulaire est bien rempli.
  • Dans la section 10 du formulaire 470, vous devrez fournir les informations sur l'équipement et les services déterminées à l'étape 1.
  • Incluez un appel d'offres à votre formulaire 470, le cas échéant.
  • Prévoyez assez de temps lors des 28 jours pour d'éventuelles explications, pour l'évaluation d'une réponse à l'appel d'offres, et pour l'évaluation des enchères.
Choix des prestataires de services et rabais applicables

Choix des fournisseurs de services

Après avoir introduit votre formulaire 470, les fournisseurs ont 28 jours pour répondre par une enchère. Il ne vous reste alors plus qu'à évaluer les propositions, choisir votre fournisseur, et signer les contrats appropriés. Attendez-vous à recevoir plusieurs offres ; utilisez un tableau de notation pour les évaluer (comme dans l'exemple ci-dessous).

Ressources :

Recommandations :

  • Prévoyez assez de temps lors des 28 jours pour d'éventuelles explications, pour l'évaluation d'une réponse à l'appel d'offres, et pour l'évaluation des enchères.

Rabais applicables

Lorsque la fenêtre d'introduction de votre candidature E-rate s'ouvre (en règle générale, au mois de janvier de l'année de financement), introduisez le formulaire 471. Ce formulaire vous permet de demander des rabais E-rate sur les achats contractés, et de contacter l'enchérisseur qui a remporté l'enchère. La fenêtre d'introduction de votre candidature reste généralement ouverte pendant 3 mois, jusqu'à la fin mars ou avril.

Ressources :

Recommandations :

  • Afin d'éviter tout délai de procédure, suivez attentivement les instructions pour vous assurer que votre formulaire est bien rempli.
Évaluation de la demande

Évaluation de la demande

Lors de cette étape, les candidatures par formulaire 471 sont évaluées par l'USAC dans ce que l'on appelle le processus d'assurance de l'intégrité du programme (PIA). La précision de la candidature est évaluée, et l'on s'assure qu'il ne manque aucune information. Il est possible que des questions complémentaires vous soient posées ; vous devrez y répondre dans les 15 jours. À la fin du processus d'assurance de l'intégrité du programme, une lettre de décision d'engagement financier (FCDL) est envoyée à tous les partenaires pour confirmer les décisions de financement de l'USAC.

Ressources :

Recommandations :

  • Vous avez 15 jours pour répondre aux questions, mais vous pouvez demander un délai d'une semaine. Prévoyez de le faire si vous estimez que vous aurez besoin de plus de temps.
  • Soyez disponible durant cette période et prévoyez du temps pour répondre aux questions.
  • Communiquez tout par e-mail, afin de garder une trace de vos communications.
Début des services et facturation

Début des services

Introduisez le formulaire 486 pour « activer le financement » et démarrer votre projet. Après réception, une lettre de notification est envoyée à tous les partenaires.

Ressources :

Recommandations :

  • Il se peut que vous puissiez introduire votre formulaire 486 à l'avance. Bon nombre d'écoles le font dès réception de la lettre de décision d'engagement financier, étant donné qu'il devra être approuvé avant que tout paiement puisse avoir lieu.

Facturation

Une fois que votre formulaire 486 a été approuvé, vous ou votre service pouvez commencer à envoyer les factures pour votre financement. Deux options s'offrent à vous :

  • Formulaire 472 BEAR (remboursement de la demande de l'entité facturée) : l'école paie entièrement le fournisseur, puis est remboursée par l'USAC.
    • Dans ce cas, le projet peut commencer dès le 1er avril.
  • Formulaire 474 SPI (facture du fournisseur de services) : le fournisseur facture l'école et l'USAC.
    • Dans ce cas, le projet ne peut pas commencer avant le 1er juillet.

Ressources :

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